4 Tipps für mehr Ordnung und Datenschutz im E-Mail-Postfach

Ordnung und Chaos im E-Mail-Postfach

Wie sieht es in Ihrem E-Mail-Postfach aus? Überschaubar, Sie finden sich schnell zurecht (so wie ungefähr 5 % aller User)? Oder ausufernd und alles andere als überschaubar (geschätzt 95 % aller User)?
Nicht selten beinhalten Postfächer tausende von Mails. Viele sind unsortiert, viele werden viel zu lange aufgehoben oder, noch schlimmer, in Archivordner geschoben, ohne dass sie gesichtet wurden (oder je wieder angesehen werden). Hier ist der Verstoß gegen die Löschvorgaben der Datenschutzgrundverordnung programmiert. Und dazu kann und darf nur die nutzende Person an das Postfach.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt (sei es wegen Kündigung oder Ruhestand), kommt entweder der große Kahlschlag (alle Mails löschen, garantiert mit Verstoß gegen Aufbewahrungsfristen) oder man überlässt das Aufräumen anderen – was wiederum oft Verstöße gegen revisionssicheres Aufbewahren oder gegen Aufbewahrungsvorschriften mit sich bringt.
Ganz ehrlich – wie oft haben Sie sich vorgenommen, das endlich zu ändern?

Mails löschen und Datenschutz

Dokumente löschen lässt sich organisieren. Mails löschen auch, wenn man es richtig vorbereitet.
Jede Organisation muss personenbezogene Daten löschen, wenn die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist, so will es die Datenschutzgrundverordnung laut Artikel 17. Dies gilt für KRITIS-Unternehmen besonders. Ansonsten drohen hohe Geldbußen. Außerdem können noch vorhandene Dokumente (die eigentlich gelöscht sein müssten) gegen die Organisation verwendet werden, beispielsweise bei Betriebsprüfungen oder Zertifizierungen.

Mails nicht rechtzeitig zu löschen oder nicht revisionssicher aufzubewahren, wenn es rechtlich geboten ist, ist immer kritisch. Aber wer kann überhaupt entscheiden, ob Mails gelöscht werden dürfen oder aufgehoben werden müssen? In der Regel nur die Postfacheigner, manchmal in Kooperation mit Vorgesetzten.

Regelmäßig Mails aufräumen

Mailpostfächer müssen durchforstet werden, daran führt kein Weg vorbei. Was weg muss, muss gelöscht werden, was revisionssicher aufbewahrt werden muss, muss weggeräumt werden.
Damit das nicht zu einer gigantischen Aktion am Jahresende ausufert, empfehle ich, Postfächer regemäßig zu durchforsten und unnötige Mails zu löschen. Damit das klappt, tragen Sie sich regelmäßig, je nach Mailvolumen einmal wöchentlich oder einmal im Monat, einen Termin in den Kalender ein („Mails prüfen“). Dann nehmen Sie sich alle Mails seit dem letzten Mal „Mails prüfen“ vor – und löschen alle, die Sie nicht mehr brauchen. Faustregel: Außer den Mails, die definitiv revisionssicher aufzubewahren sind, kann meist alles gelöscht werden, was bearbeitet ist und nicht mehr benötigt wird.

"Jede E-Mail, die nicht online gespeichert werden muss, spart CO₂."

Mails sinnvoll sortieren

Wetten, dass Sie mehr als zwei Drittel Ihrer Mails nicht mehr brauchen – und nicht aufbewahren müssen? Ausnahme: Sie nehmen das Löschen auch zwischen den „Mails prüfen“-Aktionen sehr ernst und löschen (nahezu) täglich. Was vorbildlich wäre!

Wenn Sie sich nicht sicher sind, legen Sie sich einen Ordner an, in dem Sie solche Mails noch eine Zeitlang aufheben. Dann sichten Sie im Monatstermin „Mails prüfen“ zusätzlich Ihren „Unsicherheitsordner“ und räumen auch dort auf. Wetten, dass es ein gutes Gefühl ist, endlich ein aufgeräumtes Postfach zu haben?

Übrigens: Jede Mail, die nicht online gespeichert werden muss, spart CO₂. Allein dafür lohnt es sich, oder?

Tipps für ein aufgeräumtes Mail-Postfach

1.   Gehen Sie voran! Fassen Sie den festen Entschluss, die Mailpostfächer regelmäßig auszumisten.
2.   Planen Sie. Tragen Sie sich einen regelmäßigen Termin ein, wann Sie Mails durchforsten und alle überflüssigen löschen.
3.   Tauschen Sie sich aus. Nicht sicher, ob eine Mail aufzubewahren ist oder gelöscht werden kann? Sprechen Sie sich mit Vorgesetzten ab.
4.   Tragen Sie Verantwortung! Bewältigen Sie vorbildlich die E-Mail-Flut, schaffen Sie Ordnung und tun nebenbei der Umwelt etwas Gutes.

Und die Kernfrage: Haben Sie sichergestellt, dass zu löschende E-Mails gelöscht werden und aufzubewahrende Mails (bei Bedarf revisionssicher) aufbewahrt werden?