Transkription in Videokonferenzen: Datenschutz richtig umsetzen

Der kleine feine Datentipp

Lesezeit: ca. 8 Minuten

„Einfach praktisch“ – dachten viele, als die ersten Transkripte automatisch nach dem Online-Meeting auftauchten. Doch was als smarte Funktion begann, kann schnell zum echten Datenschutzproblem werden. 

Ob in Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder Webex: Transkriptionen machen Besprechungen effizienter, aber auch riskanter. Denn wer mitschreibt, verarbeitet personenbezogene Daten – und sollte die damit verbundenen Stolpersteine kennen.

 Der aktuelle Datentipp zeigt an einem praktischen Beispiel, warum automatische Transkription in Videokonferenzen rechtlich heikel ist – und wie sich Unternehmen mit klaren Regeln, Einwilligungen und einer passenden Richtlinie schützen.

Ein Fall aus der Praxis: Wenn das Transkript plötzlich da ist

Ein harmloses Online-Meeting. Ein Projektgespräch. Eine Routinebesprechung. Und dann passiert es:

Am nächsten Morgen liegt ein perfekt formuliertes Transkript in der gemeinsamen Ablage. Zeitstempel, Sprecherzuordnung, Zusammenfassung – alles automatisch erzeugt.

„Wow, wie praktisch“, sagt die eine.

„Moment mal – wussten das eigentlich alle?“, fragt der andere.

„Ich dachte, das macht Teams jetzt automatisch …“, murmelt jemand.

Und plötzlich steht ein Unternehmen mitten in einem Datenschutzproblem.

Es ist nicht die Technik. Nicht das Transkript.

Sondern der fehlende Plan. Keine vorherige Einwilligung. Keine Information in der Einladung. Keine Klarheit, was mit dem Transkript passiert.

Und – wie so oft – keine böse Absicht. Nur ein Klick. Eine neue Funktion. Ein offener Kanal.

Warum Transkriptionen in Videokonferenzen rechtlich heikel sind

In vielen Videokonferenzsystemen (Microsoft Teams, Zoom, Webex oder Google Meet) lassen sich Gespräche transkribieren – also automatisch mitschreiben und in Text umwandeln. Häufig wird zusätzlich Ton und Bild aufgezeichnet. Das Ergebnis: ein vollständiges Protokoll, technisch sauber, juristisch fragwürdig.

Denn: In Deutschland ist jede Form der Aufzeichnung – ob Ton, Bild oder Text – nur dann zulässig, wenn alle Personen vorher eindeutig informiert wurden und freiwillig eingewilligt haben. Eine Einwilligung im Meeting selbst ist nicht freiwillig – sondern Gruppenzwang.

Und: Transkription ist ein eigenständiger Verarbeitungsvorgang, der ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gehört. Wenn dabei besondere Risiken bestehen – etwa durch KI-Systeme, neue Tools oder sensible Daten – ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) notwendig.

Datenschutzverstoß durch automatische Transkription – was kann passieren?

In unserem Fall meldet sich ein Teilnehmer später beim Datenschutzbeauftragten. Er war nicht einverstanden, aufgenommen und transkribiert zu werden – habe aber im Meeting nichts gesagt, um den Ablauf nicht zu stören.
Seine Aussagen sind im Transkript dokumentiert, weitergegeben – und nun auch im System gespeichert.

Plötzlich stehen die Fragen im Raum:

• Haben wir eine Rechtsgrundlage?
• Hätten wir eine DSFA gebraucht?
• Wer hat Zugriff auf das Transkript?
• Wann wird es gelöscht?
• Was passiert mit dem Video?

Und vor allem:

• Wer übernimmt die Verantwortung?

Transkription & Datenschutz:
10 wichtige Risiken

Verstoß gegen § 201 StGB – Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes

Gespräche dürfen nur mit Einwilligung aller Beteiligten aufgezeichnet oder mitgeschrieben werden. Wer heimlich aufzeichnet, macht sich strafbar – auch bei automatischer Transkription.

DSGVO-Verstoß durch fehlende Einwilligung oder Zweckbindung

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn ein klarer Zweck besteht und die betroffenen Personen vorher zugestimmt haben. Fehlt das, liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Keine Freiwilligkeit – Gruppendruck macht Einwilligung angreifbar

Wird im laufenden Meeting gefragt, ob alle mit der Transkription einverstanden sind, stimmen viele aus Gruppenzwang zu – das gilt nicht als freiwillig und ist damit rechtlich unsicher.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation

Ohne saubere Dokumentation (z. B. im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) fehlt der Nachweis, dass rechtskonform gearbeitet wurde – ein Problem bei internen Prüfungen oder externen Audits.

Unkontrollierte Speicherung oder KI-Auswertung

Wird das Transkript automatisch gespeichert oder mit KI-Tools analysiert, entstehen zusätzliche Risiken – etwa durch unerwünschte Weiterverarbeitung oder unklare Speicherorte.

Fehlender Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Jede regelmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten stehen – auch Transkriptionen. Fehlt dieser Eintrag, ist das ein formaler Verstoß gegen die DSGVO.

Versäumnis einer DSFA trotz Risikolage

Wenn bei der Transkription besondere Risiken bestehen (z. B. durch KI, sensible Inhalte oder neue Tools), ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung Pflicht. Ohne sie drohen Bußgelder.

Konflikt mit Betriebsrat oder Compliance-Abteilung

Die Einführung neuer Überwachungs- oder Dokumentationstechniken ist mitbestimmungspflichtig. Ohne Abstimmung mit dem Betriebsrat  oder der Compliance  kann es zu internen Konflikten kommen.

Schaden für das Vertrauensverhältnis

Werden Mitarbeitende oder Externe ohne ausreichende Information mitprotokolliert, leidet das Vertrauen  – besonders bei wiederholten Verstößen oder unklarer Kommunikation.

Erhöhtes Risiko bei Betroffenenanfragen oder Prüfungen

Kommen Auskunfts- oder Löschanfragen, müssen Unternehmen genau wissen, was gespeichert wurde und wie damit umzugehen ist. Fehlt der Überblick, entstehen rechtliche Risiken, die vermeidbar sind.

"Eine Einwilligung im Meeting selbst ist nicht freiwillig – sondern Gruppenzwang."

10 Tipps für Datenschutz bei Transkriptionen in Videokonferenzen

Die Technik allein löst das Problem nicht – im Gegenteil: Neue Funktionen können sogar zusätzliche Risiken schaffen. Was wirklich hilft, ist ein strukturierter Umgang mit dem Thema. Wer klare Abläufe etabliert, Beteiligte informiert und Verantwortung definiert, macht aus der Transkription ein sicheres und hilfreiches Werkzeug.
Mit diesen 10 Maßnahmen transkribieren Sie Videokonferenzen sicherer.

Der Tipp des Tages

Digitale Besprechungen mit Transkription laufen oft strukturierter und effizienter – das ist ein echter Vorteil. Aber dieser Vorteil lässt sich nur nutzen, wenn Einwilligung, Löschung und Dokumentation geregelt sind.

Wer Transparenz schafft, Alternativen anbietet und Einwilligungen strukturiert einholt, vermeidet Konflikte – und gewinnt Sicherheit für alle Beteiligten.

Transkription im Online-Meeting: Diese Fragen müssen vorab geklärt sein

Mini-Checkliste: Kernfragen zum Thema Transkription in Webkonferenzen

✓ Wissen alle, dass mitgeschrieben wird?

✓ Liegt eine Einwilligung vor – nachweisbar, vorab und freiwillig?

✓ Ist der Transkriptionsprozess dokumentiert und rechtlich geprüft?

✓ Haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt – oder übersehen?

✓ Ist geregelt, was mit den Daten passiert – und wann sie gelöscht werden?

Fazit: Transkription in Videokonferenzen – sinnvoll, aber nur mit Regeln

Transkriptionen können ein echter Gewinn für die Zusammenarbeit sein – sie erleichtern die Nachbereitung, schaffen Klarheit und helfen, Inhalte besser zugänglich zu machen. Aber: Nur mit klaren Regeln sind sie auch rechtlich sicher.

Technik allein reicht nicht. Wer Transkription sinnvoll nutzen will, braucht ein durchdachtes Konzept: Einwilligung, Löschung, Dokumentation und Zuständigkeiten müssen geklärt sein – am besten verbindlich geregelt in einer unternehmensweiten Richtlinie.

Denn:

• Ohne Zustimmung wird Vertrauen beschädigt.
• Ohne Struktur entstehen Risiken.
• Ohne Regeln wird eine praktische Funktion schnell zum Problemfall.

Wer dagegen Transparenz schafft, Alternativen anbietet und mit Augenmaß vorgeht, nutzt die Vorteile – und schützt gleichzeitig die Beteiligten.