Großereignisse und ihre datenschutz­rechtlichen Risiken für Unternehmen

Der kleine feine Datentipp

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Bei Großereignissen wie Demonstrationen, Festen oder sportlichen Ereignissen sind viele Menschen unterwegs. In der nahen Umgebung des Unternehmens können solche Events Auswirkungen haben von logistischen Herausforderungen bis hin zu möglichen Datenschutzverletzungen. 11 Tipps, wie Unternehmen sich auf solche Ereignisse vorbereiten und rechtliche Probleme umgehen.

Mögliche Auswirkungen von Großereignissen in der Nähe des Unternehmens

Großereignisse wie Demonstrationen oder Feste können Auswirkungen auf Unternehmen haben, wenn sie in der Nähe des Betriebsgeländes stattfinden. Ob direkt oder indirekt, Events können den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen. Verkehrsprobleme oder Straßensperrungen etwa können die Erreichbarkeit für Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten beeinträchtigen. Auch Lärm, Menschenansammlungen und damit verbundene Sicherheitsrisiken beeinflussen schnell die Arbeitsbedingungen und den Umgang mit personenbezogenen Daten und können die Effizienz der Mitarbeiter einschränken.

Darüber hinaus können Demonstrationen und Feste, je nach Art und Umfang, auch direkte Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Beispielsweise können Protestaktionen gegen ein bestimmtes Unternehmen gerichtet sein oder das Unternehmen selbst aufgrund seiner Lage oder Größe direkt beeinflussen. In solchen Fällen kann das Unternehmen einer erhöhten Gefahr von Beschädigungen oder Vandalismus ausgesetzt sein. Das wiederum kann den Betrieb einschränken oder sogar schädigen. Auch wenn es keine direkte Bedrohung für das Unternehmen geben sollte, kann das Ereignis den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen. Das gilt insbesondere, wenn das Unternehmen als Teil einer kontroversen politischen oder sozialen Debatte wahrgenommen wird.

Damit können Großereignisse wie Demonstrationen oder Feste eine Vielzahl von Risiken für Unternehmen darstellen. Sie reichen von kurzfristigen Geschäftsschließungen bis hin zu langfristigen Imageschäden oder Auswirkungen auf die Finanzen des Unternehmens. Umso wichtiger, dass Unternehmen sich auf mögliche Auswirkungen vorbereiten und geeignete Vorkehrungen treffen. So schützen sie beschäftigte Personen und Unternehmenseigentum und erhalten ihren Geschäftsbetrieb aufrecht.

Risiken von Demonstrationen und Festen für den Geschäftsbetrieb

Es gibt eine Vielzahl von Risiken im Zusammenhang mit Großveranstaltungen wie Festen, Demonstrationen oder Konzerten. Die tatsächlichen Risiken sollten in einem internen Gremium erarbeitet werden. Hier ist ein Auszug möglicher Risiken:

Bei Demonstrationen kann es zu Beeinträchtigungen des Geschäftsbetriebs kommen, darunter etwa verminderte Kundenfrequenz, Störungen des Verkehrs oder Beschädigungen des Eigentums.

Bei Festivals oder großen Veranstaltungen können Straßen gesperrt werden, was die Erreichbarkeit des Unternehmens beeinträchtigt und die Anlieferung von Waren und Materialien erschwert.

Eine Ansammlung von Menschen in der Umgebung des Unternehmens kann zu einer erhöhten Gefahr von Straftaten wie Diebstahl oder Vandalismus führen.

Wenn das Unternehmen in der Nähe einer Demonstration oder eines Festes liegt, kann dies zu einer erhöhten Lärmbelastung führen, was die Konzentration der Mitarbeiter beeinträchtigen kann.

Verkehrsprobleme können den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen, wenn Straßen gesperrt oder umgeleitet werden.

Die Sicherheit von Mitarbeitern und Kunden kann gefährdet sein, wenn Ereignisse außer Kontrolle geraten oder Gewalt ausbricht.

Bei erhöhtem Verkehrsaufkommen bleiben auch mal LKW und Lieferwagen stecken. In der Umgebung des Unternehmens es kann zu Lieferverzögerungen und Engpässen in der Logistik führen.

Das Unternehmen hat sich nicht angemessen auf ein Ereignis vorbereitet? Unannehmlichkeiten und Sicherheitsbedenken können Kunden verärgern, der Ruf Schaden nehmen.

Aufgrund von kurzfristigen Geschäftsschließungen oder Lieferverzögerungen können sich Verluste von Umsatz oder Geschäftschancen ergeben.

Wird das Unternehmen als Teil eines öffentlich diskutierten Konflikts wahrgenommen, kann das negative Auswirkungen auf das Image des Unternehmens haben.

"Es gibt eine Vielzahl von Risiken im Zusammenhang mit Großveranstaltungen wie Festen, Demonstrationen oder Konzerten."

Datenschutz­fragen bei Groß­veranstaltungen

Und was geht das nun den Datenschutz an? Großereignisse in der nahen Umgebung des Unternehmens können datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen. Hier ein Überblick über mögliche Bereiche, die betroffen sein können:

Videoüberwachung

Vorbeiziehende Demonstranten oder Besucher einer Großveranstaltung geraten schnell in den Bannkreis einer unternehmenseigenen Überwachungskamera, die etwa das Gebäude oder den Parkplatz filmt. Besonders wichtig ist hier, dass die rechtlichen Bedingungen wie Beschilderung und Datenschutzerklärungen stimmen.

Besucherregistrierung

Falls Menschen im Zusammenhang mit dem Ereignis das Unternehmen besuchen, ist möglicherweise mit erhöhtem Besucheraufkommen bzw. stärkeren Kundenströmen zu rechnen. Darauf sollte das Unternehmen vorbereitet sein.

Zutrittskontrolle

Im Zusammenhang mit Großereignissen müssen Zutritte zum Gelände und in Gebäuden so geschützt sein, dass unbefugte Zutritte wirksam verhindert werden und ein möglicher Ansturm bewältigt werden kann.

Parkplatzüberwachung

Falls das Unternehmen Parklätze zur Verfügung stellt, muss dies angemessen organisiert sein. Wenn Parkplätze nicht geöffnet werden sollen, sind geeignete Kontrollmaßnahmen zu treffen. Das gilt insbesondere, wenn die Parkplätze für Kunden und Beschäftigte reserviert bleiben sollen.

Social-Media-Präsenz und Interaktionen

Entsprechende Aktivitäten sollten, soweit die Ereignisse bekannt und planbar sind, frühzeitig in Angriff genommen und auf Übereinstimmung mit dem Datenschutzrecht geprüft werden.

Kundenkommunikation

Möchte das Unternehmen mit positiven Ereignissen gezielt Kunden ansprechen, sollte der Datenschutz eingebunden werden. Es ist zu prüfen, wie die Ansprache erfolgen soll und ob das mit rechtlichen Regelungen wie dem Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) vereinbar ist. Bei zu erwartenden negativen Beeinträchtigungen ist zu überlegen, ob Kunden möglicherweise vor einem Besuch des Unternehmens gewarnt werden sollten.

Marketingaktivitäten

Bei positiven Ereignissen ist zu prüfen, wie sich das Ereignis aus Sicht des Marketings für eine positive Außenwirkung nutzen lässt.

Zusammenarbeit mit Sicherheitsbehörden

Je nach Anlass können Besuchende wie Einsatzkräften vorhandene Ressourcen nutzen wie Parkplätze oder die Kantine. Kommt es zu Ausschreitungen, ist denkbar, dass Behörden etwaige Videoaufzeichnungen durch das Unternehmen einsehen möchten.

Lieferanten- und Partnerbeziehungen

Bei positiven Ereignissen sollte überlegt werden, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner einzuladen, bei befürchteten negativen Ereignissen kann eine Warnung sinnvoll sein.

Kundendatenmanagement

Falls in der Nähe eine kulturelle Großveranstaltung abgehalten wird, können Vergünstigungen für Kunden angeboten werden. Dies ist aber im Vorfeld datenschutzrechtlich zu prüfen.

Mitarbeiterschulungen

Falls Beschäftigte bei Veranstaltungen direkt beteiligt sind, müssen sie angemessen auf ihre Rolle vorbereitet werden. Auch bei unvorhersehbaren Ereignissen sollten mögliche Gelegenheiten genutzt werden, die Beschäftigten angemessen vorzubereiten.

Datensicherheit

Im Zusammenhang mit Großereignissen ist ein Risikoplan für erkennbare Risiken der Veranstaltungen zu erstellen, der im Laufe der Zeit bei Wiederholungen immer wieder auf Aktualität und Vollständigkeit zu prüfen ist.
 

Tipps für einen DSGVO-gerechten Umgang mit Großereignissen nahe dem Unternehmen

11 Tipps, um Datenschutz-Pannen rund um Großereignisse zu vermeiden.

Und die Kernfrage: Haben Sie sichergestellt, dass das Unternehmen auf planbare Großereignisse angemessen vorbereitet ist und bei nicht planbaren Ereignissen angemessen reagiert?

Viel Erfolg beim DSGVO-gerechten Umgang mit Groß-Events!