Das zählt bei der Ausbildung von Datenschutzkoordinatoren

Ideale Kenntnisse und Fähigkeiten von Datenschutz­koordinatoren

Warum Datenschutzkoordinatoren ebenso genial wie sinnvoll sind? Wer ihn verpasst hat, kann die Antwort nachlesen im Datentipp Datenschutz­koordinatoren – genial einfach, einfach genial vom 2. August 2021. Wenn es keine Datenschutz­koordinatoren gäbe, man müsste sie erfinden!

Praxis, Praxis, Praxis

Aber was müssen Datenschutzkoordinatoren eigentlich alles wissen und was sollten sie können? Oder anders gefragt: Was sollte die Ausbildung als Datenschutzkoordinator beinhalten, welches Wissen und welche Fähigkeiten sollte sie vermitteln? Es ist wie so oft im Leben: Wenn man das geeignete Wissen in der richtigen Situation zur Verfügung hat, kann man das beste Ergebnis erzielen. Auch darum ist eine praxisbezogene Ausbildung für Datenschutzkoordinatoren der Schlüssel zum Erfolg. Für die Datenschutztheorie kann man getrost Datenschutzbeauftragte verantwortlich machen. Der Schlüssel zur Praxis liegt zu einem großen Teil in Datenschutzkoordinatoren.

Umfang des Datenschutzrechts

Dabei sollten Datenschutzkoordinatoren nicht mit zu viel Datenschutzrecht überfrachtet werden. Natürlich müssen sie Basiskenntnisse in diesem Bereich haben, aber für eine fundierte rechtliche Beurteilung von Sachverhalten sind Datenschutzbeauftragte oder Fachanwälte zuständig. Es genügt also, wenn Datenschutzkoordinatoren die wesentlichen Prinzipien der DSGVO verstanden haben. Dazu zählen die Grundsätze der Datenverarbeitung, mögliche Rechtsgrundlagen, geforderte Schutzmaßnahmen und besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Einbindung Verarbeitungs­tätigkeiten

Wichtig ist ein praxisbezogener Ansatz, Datenschutzkoordinatoren bei der Führung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten einzubinden. Daher sollten sie in der Ausbildung lernen, welche gesetzlichen Mindestinhalte zum Verfahrensverzeichnis gehören und was darüber hinaus sinnvoll zu erfragen ist, um sich unnötige Arbeit zu ersparen. So ergibt es absolut Sinn, eine aus Sicht des Datenschutzes möglichst passende Beschreibung des Prozessablaufs zu erstellen. Wenn Datenschutzkoordinatoren selbst im betroffenen Fachbereich arbeiten, sind sie hier die ideale Stütze für Datenschutzbeauftragte. Bei neu einzuführenden oder zu ändernden Geschäftsprozessen können sie ihr Fachwissen einbringen und dafür sorgen, dass Datenschutz praxisbezogen in diese Geschäftsprozesse einfließt.

Erkennen von Datenschutz­risiken

In diesem Zusammenhang sollten Datenschutzkoordinatoren in der Lage sein, potentielle Datenschutzrisiken für betroffene Personen zu identifizieren und diese mit dem Datenschutzbeauftragten zu besprechen. Auch das sollte ein wesentlicher Bereich in der Ausbildung als Datenschutzkoordinator oder Datenschutzkoordinatorin sein.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Da sie selbst im Fachbereich tätig sind, kennen Datenschutzkoordinatoren auch die dort eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen. So können sie helfen zu beurteilen, welche davon für den Datenschutz sinnvoll und erforderlich sind. Mit diesem Fachwissen sind sie eine wichtige Unterstützung bei der Erarbeitung und Umsetzung von Datenschutzrichtlinien.

Datenschutz­dokumentation

Dass Datenschutzkoordinatoren in der Lage sein sollten, die Datenschutzdokumentation im eigenen Aufgabenbereich fachlich zu begleiten, liegt auf der Hand. Auch hierauf sollte in der Ausbildung Wert gelegt werden.

Ansprechpartner vor Ort

Insgesamt sind Datenschutzkoordinatoren die ersten Ansprechpartner zum Thema Datenschutz vor Ort. Vor diesem Hintergrund sollten sie alle Arbeiten mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Und auch dazu sollten sie das erforderliche Fachwissen in ihrer Ausbildung vermittelt bekommen.

Was kann bei der Ausbildung von Datenschutz­koordina­toren schiefgehen?

Werden Datenschutzkoordinatoren zu theoretisch ausgebildet, ist die Gefahr groß, dass sie die Lust an ihren Aufgaben verlieren. Damit wäre eine wunderbare Gelegenheit vertan. Datenschutzkoordinatoren sind Praktiker und sollten von Praktikern ausgebildet werden. Gelingt das, versetzt man sie in die Lage, einen praktischen Beitrag zur Umsetzung des Datenschutzes zu leisten. Scheitert das jedoch, führt die immerhin kostspielige Ausbildung zu Frustration und wertvolle Chancen werden verschenkt.

Relevantes Wissen

Erhalten Datenschutzkoordinatoren Wissen vermittelt, das sie in der Praxis nicht brauchen, werden sie sich möglicherweise bei Themen einmischen, für die sie nicht zuständig sind und die sie überfordern. Die Folge kann sein, dass sie beispielsweise betroffenen Personen falsche Ratschläge geben. So wird aus der genialen Funktion von Datenschutzkoordinatoren möglicherweise ein unnötiges Risiko. Schließlich sollen sie Datenschutzbeauftragte unterstützen, aber nicht ersetzen.

Ebenfalls sollte in der Ausbildung vermieden werden, Datenschutzkoordinatoren zu viel rechtliches Wissen zu vermitteln. In angemessenem Umfang ist es sinnvoll und zielführend, unnötiges oder falsch verstandenes rechtliches Wissen kann jedoch zur Belastung werden und zu Fehldeutungen führen.

Beispiele aus der Praxis

Idealerweise werden Datenschutzkoordinatoren mit vielen Praxisbeispielen ausgebildet. Das setzt voraus, dass die ausbildenden Personen selbst über langjährige Praxis beim Datenschutz verfügen. Wer einen Anbieter zur Schulung von Datenschutzkoordinatoren auswählt, sollte darauf achten und wert legen – im Zweifel nachfragen!

Datenschutzkoordinatoren sind aber auch keine Hilfssheriffs. Menschen mit einer ausgeprägten Neigung zur Selbstdarstellung sind als Datenschutzkoordinatoren ungeeignet. Das sollten Unternehmen vor der Ausbildung berücksichtigen.

Welche Aufgaben haben Datenschutz­koordinatoren, welche Datenschutz­beauftragte?

Datenschutzkoordinatoren sollen bei der revisionssicheren Umsetzung des Datenschutzes unterstützen. Damit passen sie hervorragend ins Datenschutz-Managementsystem. Für den rechtlichen Teil sind Datenschutzbeauftragte verantwortlich, beim praktischen Teil können Datenschutzkoordinatoren, wenn sie richtig ausgebildet sind, einen großen und nicht zu unterschätzenden Beitrag leisten.

Angemessen ausgebildete Datenschutzkoordinatoren halten den erforderlichen Aufwand im Zusammenhang mit dem Datenschutz gering. Sie sind nicht nur eine hervorragende Unterstützung bei der Beschreibung und Umsetzung von Datenschutzprozessen, sondern tragen zur Vereinfachung dieser Prozesse bei und bringen den nötigen Praxisbezug in den Datenschutz ein.

Datenschutz wird mit Datenschutzkoordinatoren einfacher und sinnvoller. Gepaart mit dem rechtlichen Fachwissen des Datenschutzbeauftragten und dessen möglichst pragmatischer Wahrnehmung seiner Überwachungsaufgabe wird daraus die ideale Kombination bei der Umsetzung des Datenschutzes.

Tipps für erfolgreich ausgebildete Datenschutz­koordinatoren

• für die Ausbildung von Datenschutzkoordinatoren einen möglichst praxisbezogenen Ausbildungslehrgang wählen
• im Idealfall vor Buchung der Ausbildung den Informationsaustausch mit dem ausbildenden Institut suchen, um die Fragen des Praxisbezuges zu besprechen und einzufordern
• sicherstellen, dass Datenschutzkoordinatoren ebenso wie Datenschutzbeauftragte nach der Ausbildung angemessen weitergebildet werden
• sicherstellen, dass Datenschutzkoordinatoren die für ihre Aufgabe erforderlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen
• dafür sorgen, dass Datenschutzkoordinatoren bei den Kolleginnen und Kollegen bekannt sind und mit ihrer Aufgabe nicht alleingelassen werden
  

Und die Kernfrage: Werden Datenschutzkoordinatoren praxisbezogen ausgebildet und besitzen sie das nötige Fachwissen, um einen echten Beitrag zur revisionssicheren Umsetzung des Datenschutzes zu leisten?

Wir wünschen erfolgreichen Datenschutz mit praxisnahen Datenschutzkoordinatoren!