Richtlinie für das Homeoffice nach DSGVO
Der kleine feine Datentipp
Lesezeit: ca. 5 Minuten
Wozu eine Datenschutzrichtlinie für das Homeoffice?
Für das Arbeiten im Homeoffice müssen verbindliche Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten festgelegt werden. Das regeln Unternehmen normalerweise durch eine entsprechende Datenschutzrichtlinie. Die relevanten Vorgaben können entweder in einer eigenen Richtlinie für das Arbeiten im Homeoffice oder als Bestandteil der generellen Datenschutzrichtlinie für das Unternehmen festgeschrieben sein. Eine solche Richtlinie ist für alle in der Wohnung arbeitenden Personen, auch für Führungskräfte, verbindlich.
Die Beschäftigten müssen dann alle sie und ihre Tätigkeiten betreffenden Maßnahmen und Regelungen zur Sicherheit personenbezogener Daten bei der Arbeit zu Hause einhalten und umsetzen. Dazu gehört, mögliche Datenschutzvorfälle an die Verantwortlichen im Unternehmen zu melden.
Die Richtlinie für die Arbeit im Homeoffice bestimmt unter anderem, dass bei der Arbeit zu Hause die Grundsätze der Datenverarbeitung gewahrt bleiben. Zunächst gilt zu prüfen, unabhängig vom Homeoffice, ob in den betroffenen Geschäftsprozessen die Grundsätze der Datenverarbeitung grundsätzlich eingehalten sind. Wenn nicht, sollte das schleunigst nachgeholt werden. Wenn ja, sind das gute Voraussetzungen für das Funktionieren der Richtlinie auch im Homeoffice.
Welche Datenschutz-Grundsätze müssen Sie beachten?
Zu den Vorgaben gehören unter anderem die Rechtmäßigkeit, das Einhalten von Treu und Glauben, die Transparenz bei der Verarbeitung, die Zweckbindung bei der Verarbeitung, Datenminimierung, Richtigkeit und Speicherbegrenzung sowie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Nicht zu vergessen ist die Forderung der DSGVO, Prozesse, Produkte und Systeme datenschutzfreundlich auszuwählen und zu konfigurieren. Das bedeutet: Auch im Home-Office gilt es, Datenschutz durch Technikgestaltung und Datenschutz durch Voreinstellungen umzusetzen. Das alles wird in angemessener Form in der Datenschutzrichtlinie für die Arbeit im Homeoffice dokumentiert.
Achten Sie darauf, dass die Richtlinie für das Arbeiten in der Wohnung zielführend formuliert ist. Sprich: Sie beschreibt die reale Situation, kann praktikabel angewendet werden und ist für alle Beteiligten gut zu verstehen. Sie sollte Rücksicht darauf nehmen, dass sich viele im Homeoffice in einer neuen Situation wiederfinden und darum schwertun, Risiken zu erkennen oder richtig einzuschätzen. Sind bereits Richtlinien zum Arbeiten im Homeoffice vorhanden, sollten Sie sie vor diesem Hintergrund prüfen und gegebenenfalls überarbeiten.
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Was droht bei fehlender Datenschutz-Richtlinie?
Gibt es keine entsprechenden Richtlinien, fehlt es Beschäftigten im Homeoffice unter Umständen an Vorgaben, wie sie sich zu verhalten haben. Fehlen außerdem Schulungen zum richtigen Arbeiten in der Wohnung, sind Verletzungen beim Datenschutz vorprogrammiert und können nur mit viel Glück vermieden werden. Hier besteht ein doppeltes Risiko: Zum einen ist in der eher ungewohnten Situation des Arbeitens in der Wohnung den beschäftigten Personen nicht bewusst, dass es zu Datenschutzvorfällen kommen kann, oder sie wissen nicht, wie sie diese melden müssen. Zum anderen können sich Datenpannen ereignen, die die Beschäftigten gar nicht erst bemerken. Etwa, da die Panne dort passiert, wo personenbezogener Daten vom heimischen Schreibtisch zum Arbeitsplatz bzw. zur Infrastruktur im Unternehmen übertragen werden.
Meldepflichten bei Datenschutzverstoß im Homeoffice
Ein Datenschutzvorfall liegt vor, wenn personenbezogene Daten, beabsichtigt oder nicht, vernichtet oder verändert werden oder verloren gehen – oder jemand die Daten einsehen kann oder Zugang erhält, der dazu nicht berechtigt ist. Wenn das passiert, muss das Unternehmen gemäß Art. 33 DSGVO binnen 72 Stunden nach Kenntnis den Datenschutzvorfall an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz melden. Darauf verzichten kann man dann, wenn die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich nicht die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen gefährdet. Erfolgt diese Meldung nicht binnen 72 Stunden, kann die Aufsichtsbehörde Sanktionen erlassen. Neben weiteren Maßnahmen drohen Geldbußen und das Verbot der betroffenen Verarbeitung.
Tipps zu den Datenschutz-Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice
Folgende Tipps und Maßnahmen helfen Unternehmen, eine Homeoffice-Richtlinie nach DSGVO umzusetzen:
- Gibt es bereits eine Richtlinie für die Arbeit im Homeoffice? Dann prüfen Sie, inwieweit sie der aktuellen Situation gerecht wird. Gibt es keine, gilt es, sie möglichst schnell zu erarbeiten und umzusetzen.
- Sorgen Sie dafür, dass die Richtlinie mindestens die für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung relevanten Regelungen enthält.
- Setzen Sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, die eine Schutzverletzung im Datenschutz wirksam verhindern. Diese Maßnahmen sind entweder Bestandteil der Richtlinie oder ergänzen diese in einer Anlage. Prüfen Sie regelmäßig, ob diese aktuell und vollständig ist.
- Schaffen Sie eine sichere Verbindung zwischen dem informationstechnischen System im Homeoffice und der Infrastruktur im Unternehmen.
- Bestimmen Sie entweder, dass nur unternehmenseigene Geräte und Programme zum Einsatz kommen, oder treffen Sie verbindliche Regelungen, wie Daten zwischen privaten Geräten und den Systemen des Unternehmens übertragen werden. Stellen Sie sicher, dass entsprechende Daten von privaten Geräten anschließend gelöscht werden.
- Sorgen Sie dafür, dass Beschäftigte im Homeoffice mit den geltenden Vorgaben vertraut sind. Dies kann in Form einer Onlineschulung erfolgen, mithilfe aussagekräftiger Unterlagen oder in anderer Form. Vergessen Sie nicht, entsprechende Schulungen und Bekanntgaben zu dokumentieren.
- Stellen Sie sicher, dass beschäftigte Personen bei technischen oder organisatorischen Fragen kurzfristig geeignete Ansprechpartner im Unternehmen erreichen und fachkundige Unterstützung erhalten.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob die Richtlinie zum Arbeiten in der Wohnung aktuell und vollständig ist und ob sie in der Praxis funktioniert. Wenn nötig, passen Sie sie an.
Dazu lautet die Kernfrage: Existiert eine Richtlinie zu Datenschutz und Informationssicherheit beim Arbeiten in der Wohnung und ist sie den Betroffenen hinreichend bekannt?
Wir wünschen viel Erfolg mit der Homeoffice-Richtlinie nach DSGVO!
Bei Datenschutz-Fragen Team Datenschutz fragen.
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