Tipps, den Kontakt zu Datenschutzbeauftragten zu erleichtern
Der kleine feine Datentipp
Lesezeit: ca. 5 Minuten
Datenschutzfragen, Datenschutzklagen
Datenschutz hat es nicht leicht in diesen Tagen. Datenschutz ist an allem schuld! Oder nicht? Kritischere Geister mutmaßen, dass hinter der Klage in vielen Fällen weniger die aufrichtige Schmähung eines lange errungenen Grundrechts steckt als vielmehr eine Ausrede, die von anderen Versäumnissen ablenken soll. Doch so laut die Kritik am Datenschutz, so wenig kommen Unternehmen um ihn herum. Und dazu gehört, dass Beschäftigte Kontakt zur Datenschutzbeauftragten des Unternehmens aufnehmen können, Homeoffice oder nicht.
Kontakt zu Datenschutzbeauftragten
Damit sich die Belegschaft erfolgreich an die Datenschutzbeauftragte wenden kann, gelten drei Bedingungen.
- Bedingung Nummer eins: Es muss bekannt sein, dass es eine Datenschutzbeauftragte gibt.
- Bedingung Nummer zwei: Es muss bekannt sein, wer als Datenschutzbeauftragte benannt ist.
- Und Bedingung Nummer drei: Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten müssen bekannt und zugänglich sein.
Klingt eigentlich einfach, oder? Stimmt. In der Theorie. Aber Datenschutz, so munkelt man, sollte auch der Praxis standhalten. Sehen wir sie uns genauer an.
Datenschutzkontakt im Praxistest
Zu Bedingung Nummer eins: Wissen wirklich alle beschäftigten Personen, dass es da eine Person gibt, die für den Datenschutz zuständig ist und die man bei Fragen ansprechen kann? Die man sogar ansprechen darf? Und die man ansprechen soll, wenn Unklarheiten zum Umgang mit personenbezogenen oder auf Personen beziehbaren Daten vorliegen? Und die man sogar ansprechen muss, wenn es zum Schutzverlust im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten gekommen ist? Und wenn viele es wissen, wissen es auch neu Eingetretene? Wissen es die, die in der Produktion arbeiten? Was ist mit Auszubildenden und Leiharbeitnehmern?
Zu Bedingung Nummer zwei: Kennen wirklich alle beschäftigten Personen die Datenschutzbeauftragte? Oder ist diese vielleicht noch gar nicht lange in Amt und Würden und viele wissen nicht, dass da jemand ist, der sich mit der recht komplexen Materie des Datenschutzes zumindest einigermaßen auskennt? Oder sie haben noch den Vorgänger im Gedächtnis?
Zu Bedingung Nummer drei: Die Kontaktdaten hängen (hoffentlich) am Schwarzen Brett aus. Im Idealfall mit Bild, in jedem Fall mit Kontaktdaten. So sollte es zumindest sein. Und was ist bei den vielen Beschäftigten im Homeoffice? Gehen wir davon aus, dass zumindest möglicherweise mal die eine oder andere Frage zum Datenschutz auftauchen könnte, also mal rein theoretisch, denn eigentlich sind ja alle beschäftigten Personen so perfekt geschult, dass da ja auch beim Arbeiten in der Wohnung auf gar keinen Fall Fragen auftauchen können, hust – woher wissen die im Homeoffice, wie sie die Datenschutzbeauftragte erreichen können? Hier sollte ein virtuelles Schwarzes Brett eingerichtet sein, also eine markante Seite im Intranet, über die sich die aktuellen Kontaktdaten finden lassen.
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Ansprechpartner in Sachen Datenschutz
Wenn Fragen zum Datenschutz auftauchen, sollten die Beschäftigten die entsprechenden Ansprechpartner kennen. Das kann die Vorgesetzte sein, die Erstauskünfte gibt. Das kann ein Datenschutzkoordinator sein, der als weitere Anlaufstelle fungiert. Das muss der Datenschutzbeauftragte sein, wenn es sich um persönliche Fragen oder vertrauliche Themen handelt. Denn die sollten Beschäftigte mit jemandem besprechen können, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Datenschutzbeauftragte sind es.
Wer nicht weiß, wer als Datenschutzbeauftragte benannt ist, kann sich nicht an sie wenden. Wer sich nicht an sie wenden kann, hat offene Fragen. Wer offene Fragen hat, macht wahrscheinlicher Fehler, und Fehler im Datenschutz können teuer werden. Die DSGVO ist auf Risikomanagement aufgebaut. Dem gilt es, gerecht zu werden!
Bei Fragen und Wünschen ...
Die DSGVO fordert, dass Unternehmen die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten veröffentlichen und Betroffene sich bei Fragen an sie wenden können. Dazu müssen aber die Kontaktdaten bekannt und aktuell sein – und es muss sichergestellt sein, dass Datenschutzbeauftragte erreichbar sind und in angemessener Zeit reagieren.
„Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter veröffentlicht die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und teilt diese Daten der Aufsichtsbehörde mit.“
Artikel 37 Absatz 7 DSGVO
„Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.“
Artikel 38 Absatz 4 DSGVO
Bei einem Verstoß gegen die Erfüllung dieser Pflichten droht die DSGVO mit Geldbußen von bis zu 10.000.000 Euro oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 2 % seines Umsatzes. Heißt: seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres.
Beschäftigten im Homeoffice den Kontakt zu ihren Datenschutzbeauftragten zu ermöglichen, ist für Unternehmen also nicht erfreulich und wünschenswert – es ist ihre Pflicht. Dieser sollten Sie unbedingt nachkommen.
Tipps und Ideen, um Datenschutzbeauftragten bekannt zu machen
- Stellen Sie sicher, dass die aktuellen Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten veröffentlicht sind oder weisen Sie den Verantwortlichen auf diese Pflicht hin.
- Stellen Sie Beschäftigten im Homeoffice die aktuellen Kontaktdaten in einer Weise zur Verfügung, dass sie ihre Ansprechpartner auch bei dringenden Anliegen schnell erreichen.
- Überzeugen Sie sich, dass auf Anfragen Betroffener, vor allem auch von beschäftigten Personen, eine rasche Reaktion erfolgt.
- Die Beschäftigten arbeiten langfristig von zuhause aus? Umso wichtiger ist es, den Kontakt zu suchen und ihnen Beratung zu Datenschutzthemen anzubieten.
- Prüfen Sie auch gleich, wie es aktuell um Schulungen zum Datenschutz steht. Die braucht es regelmäßig für alle, die mit personenbezogenen Daten hantieren – natürlich auch im Homeoffice.
- Wie wäre es mit einer kurzen Mail an alle, dass es Datenschutz gibt und wer dafür zuständig ist?
- Und wie wäre es mit einem kleinen internen Datenschutz-Newsletter mit aktuellen Tipps? Als Ideengeber gerne den kleinen feinen Datentipp von
Team Datenschutz nutzen – regelmäßig mit den neuesten Datenschutz-Themen!
Und hier die Kernfrage: Kennen alle beschäftigten Personen die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten – und wissen sie, wie sie diese Person kurzfristig erreichen können?
Wir wünschen erfolgreiches Datenschützen!
Bei Datenschutz-Fragen Team Datenschutz fragen.
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