Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Arbeitszeit regeln im Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice ist für die Büroarbeit derzeit und künftig immer mehr Standard. Für viele Beschäftigte ist das neu. Eine der zentralen Fragen ist, wie sich die Zeiterfassung im Homeoffice regeln lässt. Schließlich können sich Beschäftigte die Arbeitszeit zu Hause in vielen Fällen weitgehend selbst einteilen. Ausnahmen gibt es, wo feste Arbeitszeiten erforderlich sind, um Verpflichtungen gegenüber Kunden oder anderen Personen einzuhalten, im Support etwa. Andererseits schreibt der Gesetzgeber nach bestimmten Arbeitszeiten Pausen vor. Unternehmen sind in der Nachweispflicht.

Die Frage ist also: Wie wird Arbeitszeit datenschutzkonform dokumentiert? Und was ist in Sachen Zeiterfassung arbeitsrechtlich zu beachten? Stichwort Höchstarbeitszeit: Nicht jede und jeder im Team in der Lage, sich so zu strukturieren, dass die vorgegebene Arbeitszeit zur Erledigung der vorgegebenen Aufgaben ausreicht. Auch sind gesetzlich vorgegebene Ruhepausen und Ruhezeiten einzuhalten und der Nachweis darüber zu führen. Ein wichtiger Punkt ist, dass an Sonn- und Feiertagen nicht gearbeitet werden darf. Auch das ist zu dokumentieren.

Fallstricke bei der Zeiterfassung im Homeoffice

Bei der Entscheidung, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, lauern einige Fallstricke. Man könnte auf den Gedanken kommen, die Zeiterfassung ganz einfach automatisiert vorzunehmen – anhand der Dokumentation der genutzten Programme und dem Active Directory. Dann haben die Mitarbeitenden schließlich nachweislich gearbeitet, oder nicht? Rechtlich keine gute Idee, Stichwort Totalüberwachung.

Weitere Stolpersteine: geschätzte Arbeitszeiten und solche, die über dem vereinbarten oder gesetzlich erlaubten Rahmen liegen. Gleiches gilt für Überstunden, die nicht abgesprochen und auch nicht angeordnet waren und demzufolge nicht verrechnet werden dürfen. Datenschutz-Risiken kommen hinzu, wenn die Übermittlung von Arbeitszeiten auf unsicheren Wegen erfolgt und unbefugte Dritte personenbezogene Daten von Beschäftigten einsehen können. Das kann zu einer meldepflichtigen Schutzverletzung führen.

Datenschutz-Risiken der Arbeitszeiterfassung

In den Grundsätzen zur Datenverarbeitung nach Artikel 5 der Datenschutzgrundverordnung sind sechs verbindlich einzuhaltende Grundsätze genannt. Gleich der erste Grundsatz – Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz – kann bei falschem Vorgehen verletzt sein. Werden die Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst, könnte das sowohl gegen die Rechtmäßigkeit als auch die Verarbeitung nach Treu und Glauben verstoßen. Auch die Transparenz kann betroffen sein, wenn im Home-Office plötzlich andere Regeln gelten als die sonst vereinbarten.

Ebenso kann es hinsichtlich der Zweckbindung zu Fehlern kommen. Wenn Arbeitszeiten nur geschätzt werden, führt dies unter Umständen zu Fehldeutungen, die dem Zweck, gesetzliche Forderungen einzuhalten, nicht entsprechen. Auch der Grundsatz der Richtigkeit von Personendaten kann bei Schätzungen verletzt werden. Hierzu hat der EuGH 2019 ein grundsätzliches Urteil erlassen, wonach Arbeitszeiten durch die beschäftigte Person zu erfassen sind. Vertrauensarbeitszeit führe, so der EuGH, immer zu Benachteiligung der beschäftigten Personen.

Schließlich könnte der Grundsatz von Integrität und Vertraulichkeit durchbrochen werden, wenn Daten auf nicht definierten Wegen zwischen Homeoffice und der Personalabteilung hin und her geschickt werden. Verletzungen von Datenschutz-Grundsätzen können Datenpannen auslösen, die zur Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde führen.

Empfohlene Maßnahmen

Hier ein Tipp, welche Maßnahmen für die Zeiterfassung im Homeoffice sinnvoll sind:

1. Beschäftigte Personen erfassen Zeit und Pausen selbst und tragen sie in eine vorgefertigte Liste ein.
2. Beschäftigte senden für den Vortag eine Mail mit dieser Liste, also mit Arbeitszeiten und Pausen, an die vorgesetzte Person.
3. Die vorgesetzte Person prüft die Meldung, stellt bei Bedarf Rückfragen oder gibt die eingegangene Meldung frei.
4. Die Daten gehen an den Personalbereich, dort werden die Daten verbucht.
5. Die vorgesetzte und die beschäftigte Person erhalten eine Bestätigung über die verbuchte Zeit. Beide können noch einmal prüfen, ob alles richtig eingetragen wurde.
6. Für die Übermittlung von Arbeitszeitdaten per Mail werden angemessene Löschfristen vereinbart. Außerdem wird festgelegt, wer diese Daten einsehen darf. Möglicherweise nimmt der Betriebsrat Einsicht.
7. Da es bei grenzüberschreitenden Homeoffice-Einsätzen dazu kommen kann, dass Feiertage im Ausland nicht gelten, sollten hier Regelungen getroffen werden. Zum Beispiel, wenn eine beschäftigte Person in Deutschland arbeitet, aber im angrenzenden Frankreich wohnt.
8. Generell gilt: Die vereinbarten Regelungen sollten in die schriftliche Vereinbarung zum Arbeitsplatz in der Wohnung oder im Homeoffice aufgenommen werden.
9. Bitte beachten: Zur Zeiterfassung gibt es normalerweise eine Verarbeitungstätigkeit, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst ist. Diese muss gegebenenfalls ergänzt werden. Gleiches gilt hinsichtlich der Informationspflicht nach Artikel 13 DSGVO.

Mit klaren Regelungen umgehen Sie von Anfang an Streit und Datenpannen und setzen die Zeiterfassung im Homeoffice sicher um.

Die Kernfrage zu diesem Datentipp: Wird die Arbeitszeit im Home-Office entsprechend den gesetzlichen, arbeitsvertraglichen und tarifvertraglichen Vereinbarungen datenschutzkonform erfasst?

Wir wünschen sicher geregelte Arbeitszeiten!

Bei Datenschutz-Fragen Team Datenschutz fragen.

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